Quy trình kế toán trong doanh nghiệp

Quy trình kế toán trong doanh nghiệp gồm những nghiệp vụ gì và xử lý các công việc như thế nào sẽ được tổng hợp lại trong bài viết này

Kế toán bao gồm ba hoạt động cơ bản: xác định, ghi chép và truyền đạt các sự kiện kinh tế của một tổ chức tới nhưng người quan tâm

Để bắt đầu một quy trình kế toán, công ty phải xác định những nghiệp vụ kinh tế liên quan tới hoạt động kinh doanh của mình. Các nghiệp vụ kinh tế có thể là doanh thu từ bán hàng hóa, cung câp dịch vụ điện thoại, hay việc công ty trả lương cho nhân viên,...

Khi một công ty viễn thông xác định các nghiệp vụ kinh tế, họ sẽ ghi chép các nghiệp vụ đó để đưa ra lịch sử các hoạt động tài chính của công ty. Ghi chép bao gồm việc lưu giữ một cuốn nhật ký ghi lại một cách có hệ thống các nghiệp vụ theo thứ tự thời gian, tính bằng đon vị đồng (VND). Công ty cũng phân loại và tóm tắt các nghiệp vụ kinh tế trong quá trình ghi chép. Cuối cùng, công ty truyền đạt những thông tin đã thu thập tói những người quan tâm thông qua các báo cáo kê toán. Loại báo cáo kế toán thông dụng nhất là BCTC. Để những thông tin tài chính được báo cáo có nghĩa, công ty báo cáo những dữ liệu đã ghi chép theo một quy chuẩn nhất định. Ví dụ, công ty cộng dồn tất cả các nghiệp vụ cung cấp dịch vụ trong một giai đoạn nhất định và ghi tông số vào BCTC của công ty. Người ta gọi những dữ liệu đó là dữ liệu được báo cáo dưới dạng tính gộp. Bằng cách báo cáo những dữ liệu được ghi chép dưới dạng tính gộp quy trình kế toán đã đơn giản hóa vô số các nghiệp vụ và khiến một chuỗi các hoạt động trở nên dễ hiểu và có nghĩa.

Các hoạt động của quy trình kế toán trong doanh nghiệp:

Một yếu tố quan trọng trong việc truyền đạt các nghiệp vụ kinh tế là khả năng phân tích và diễn giải những thông tin được báo cáo của kế toán viên. Việc phân tích cần phải sử dụng các tỉ số tỉ lệ phần ưăm, đồ thị và biểu đồ để nhấn mạnh những xu hướng va mối liên hệ tài chính tiêu biểu. Diễn giải bao gồm việc 'giải thích công dụng, ý nghĩa, và hạn chế của dữ liệu được báo

Để hình thành được thông tin kế toán tài chính cần phải thông qua toàn bộ quy trình kế toán từ khâu thu thập thông tin ban đầu, đến khâu xử lý rồi cung cấp thông tin kế toán.

Thu thập thông tin kế toán đó là việc ghi nhận ban đâu các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thông qua phương pháp chứng tìnkếtoán (biểu hiện là các bản chứng từ kê toán và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán). Vói khâu này, toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh ban đầu được ghi nhận vào các bản chứng từ một cách trung thực, hợp lý, đầy đủ nhằm làm cơ sở nền tảng cho các khâu tiếp theo của quá trình kê'toán.

Xử lý thông tin kế toán, đó là thông qua những thông tin ban đầu, sẽ tiếp tục được phân loại, sắp xếp, xử lý, hệ thông hóa thông qua các tài khoản kế toán và số kê'toán. Tại khâu này, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã được xử lý phù hợp và ghi nhận, nhưng vẫn chưa cung cấp được các thông tin một cách toàn diện mà cần phải tie'p tục tiến hành ở khâu tiếp theo.

Giai đoạn cuốì cùng là cung cấp thông tin kinh tế tài chính qua hệ thông báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được trình bày theo một câu trúc chặt chẽ về tình hình tài chính và các giao dịch được thực hiện của đơn vị. Báo cáo tài chính phải cung câp những thông tin về tình hình tài chính, các hoạt động và các luồng tiền của một đơn vị giúp đánh giá phân tích và ra quyết định phân bổ sử dụng các nguồn lực. Một bộ báo cáo tài chính hoàn chỉnh thường bao gồm:

+ Bảng cân đôi kế toán: cung cấp thông tin tổng tài sản và nguồn hình thành tài sản tại một thời điểm. Cụ thể trong tài sản sẽ gồm tâ't cả dữ liệu của đôì tượng kê' toán là tài sản ngắn hạn, tài sản idài hạn; trong nguồn hình thành tài sản gồm các dữ liệu về nợ phải trả cả ngắn và dài hạn và nguồn vốn chủ sơ hữu tại thời điểm lập báo cáo.

+ Báo cáo kết quả hoạt động SXKD: cho biết phát sinh doanh thu/ thu nhập và chi phí liên quan đến doanh thu/ thu nhập có được trong kỳ, thặng dư hay thâm hụt phân theo các hoạt động của đơn vị như kinh doanh dịch vụ, hoạt động tài chính hoặc hoạt động khác.

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: cung câp thông tin về các luồng tiền chi ra - thu vào trong một kỳ, cho biết nhu cầu tiền của từng hoạt động: sản xuâ't kinh doanh, tài chính và hoạt động đầu tư.    

+ Thuyết minh báo cáo tài chính bao gồm chính sách kế toán và giải trình báo cáo tài chính: gồm các diễn giải hoặc các lịch trình chi tiết hoặc các phân tích về các sô' liệu trên báo cáo tài chính cũng như các thông tin hổ sung.

Quy trình kế toán bao gồm cả chức năng ghi sổ. Ghi sổ thưòng chỉ bao gồm việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, do đó nó chỉ là một phần của quy trình kế toán. Kế toán là toàn bộ quá trình xác định, ghi chép và truyền đạt các sự kiện kinh tê. Cụ thể các bước trong 1 chu trình kế toán như sau:

Bước 1: Phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ nguồn dữ liệu

Bước 2: Kiếm tra đảm bảo tính họp lý, hợp pháp của chứng từ Bước 3: Ghi sổ kế toán chi tiết và tổng họp cho các đối tượng kế toán

Bước 4: Điều chỉnh các bút toán (các ước tính kế toán)

Bước 5: Khóa sổ các bút toán khóa sổ kết chuyến cuối kỳ

Bước 6: Lập báo cáo tài chính

Dưới đây là chi tiết về các bước trong 1 quy trình kế toán cụ thể trong doanh nghiệp

Bước 1: Phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ nguồn dữ liệu

Các sự kiện kinh tế của một doanh nghiệp được kế toán viên ghi chép. Nghiệp vụ có thể ở bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp. Nghiệp vụ bên ngoài bao gồm các sự kiẹn kinh tế giữa công ty và các công ty khác. Chẳng hạn như doanh nghiệp thưong mại mua hàng hóa từ một nhà cung cấp, trả tiền thuê cửa hàng tháng cho chủ nhà, bán hàng cho khách hàng. Nghiệp vụ bên trong là các sự kiện kinh tế diễn ra hoàn toàn trong nội bộ công ty. Đối với doanh nghiệp, nghiệp vụ bền trong là việc tính lương cho nhân viên, phân bổ khâu hao TSCĐ,...

Các công ty tiến hành rất nhiều hoạt động không phải là nghiệp vụ kinh doanh. Ví dụ như thuê nhân viên, trả lơi điẹn thoại, trò chuyện với khách hàng, đặt hàng hàng hóa. Một vài hoạt động trong số này có thể dẫn tới các nghiệp vụ kinh doanh: nhân viên sẽ nhận được tiền công và nhà cung câp sẽ giao hàng hóa theo đơn đặt hàng. Công ty phải phân tích từng sự kiện để xem liệu chúng có ảnh hưởng tới thành phần nào của phương trình kế toán không. Nếu có, công ty sẽ ghi chép giao dịch đó.

Ví dụ quy trình xác định nghiệp vụ kế toán như sau:

Sự kiện	Mua hàng hóa	Ký hợp đồng cung cap dịch vụ truyền thông cho khách	Trả tiền lương cho nhân viên
Tiêu chuẩn	Tình hình tài chính của công ty (tài sản, nợ phải trả, hoặc vô'n chủ sở hữu) có bị thay đổi không?
Ghi chép/ Không ghi chép	Có	Không	Có

 

Mỗi nghiệp vụ đều có tác động kép tới phương trình kế toán. Ví dụ, nêu một tài sản tăng lên, thì tương ứng (1) một tài sản khác sẽ giảm đi, (2) một khoản nợ phải trả cụ thể sẽ tăng lên, hoặc (3) vốn chủ sở hữu tăng lên;...

Bước 2: Kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, họp pháp của chứng từ

Chứng từ kế toán là những giây tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp? vụ kinh tê', tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán. Đổi với các doanh nghiệp cần phải thực hiện tốt các yêu cầu qui định về nội dung, phương pháp lập, giá trị pháp lý của các chứng từ kế toán. Tại chương 2 của Luật Kế toán 2015 có quy định về nội dung công tác kế toán từ điều 16 đến điều 21: Các vân đề liên quan đê'n chứng từ kế toán do đó yêu cầu các doanh nghiệp phải nghiên cứu thực hiện tô't những quy định trong việc kiểm tra chứng từ kê'toán của đơn vị.

Bước 3: Ghi sổ kế toán chi tiết và sổ tổng họp cho các đối tượng kế toán

Doanh nghiệp căn cứ vào hệ thông tài khoản kế toán, chế độ, thể lệ kế toán của Nhà nước, căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như điều kiện trang bị phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà lựa chọn vận dụng hình thức kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Chế độ sổ kế toán ban hành theo Thông tư 200/2014/TT- BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định rõ việc mở sổ, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán. Việc vận dụng hình thức sổ kế toán nào là tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp. Quy mô nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển, yêu cầu quản lý đôì với nền sản xuất xã hội ngày càng cao, yêu cầu cung câp thông tin ngày càng nhanh làm cho hình thức kế toán cũng ngày càng được phát triển, hoàn thiện. Hiện nay, trong các DN thường sử dụng các hình thức kế toán sau:

(i) Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

(ii) Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ

(iii) Hình thức nhật ký chung.

Mỗi hình thức kế toán đều có hệ thông sổ sách kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp để phản ánh, ghi chép, xử lý và hệ thông hóa số liệu thông tin cung cấp cho việc lập BCTC. Điều 24, 25,26 và 27 của mục 2, chương II trong Luật Kế toán 2015 có nêu ra cac quy định về sổ kế toán và hệ thống số kế toán từ việc lựa chọn áp dụng hệ thống sổ kế toán, việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán cũng như việc sửa chữa sổ kê' toán, do vậy yêu cầu các doanh nghiệp phải nghiên cứu và thực hiện một cách đầy đủ.

Bước 4: Điều chỉnh các bút toán (các ước tính kế toán)

Vào cuôì kỳ kế toán, sau khi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ đã được ghi sổ, một số tài khoản tài sản, nợ phải trả có số dư chưa phản ánh đúng tình hình thực tế của khoản mục mà nó phản ánh, vì vậy cần thực hiện một sô' bút toán điều chỉnh để tính đúng số dư của các tài khoản này và qua đó tính đúng doanh thu, chi phí của kỳ kê' toán. Bút toán điều chỉnh liên quan đến một tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán (tài sản, nợ phải trả) và một tài khoản thuộc báo cáo kết quả hoạt động SXKD (doanh thu, chi phí, lợi nhuận). Các bút toán điều chỉnh dùng để điều chỉnh các khoản chi đã trả trước, các khoản thu đã thu trước cần phân bổ dần vào chi phí, doanh thu của nhiều kỳ và các khoản chi phải trả, các khoản thu phải thu cần tính trước vào chi phí, doanh thu trong kỳ. Thực hiện các bút toán điều chỉnh chính là tuân thủ nguyên tắc cơ sỏ dồn tích, nguyên tắc phù hợp và cả nguyên tắc ghi nhận doanh thu và nguyên tắc thận trọng.

Theo nguyên tắc cơ sở dồn tích, doanh thu và chi phí được ghi nhận khi chúng phát sinh chứ không phải tại thời điểm thực thu hay thực chi tiền. Ta thấy không chỉ những khoản tiền thu được mới là doanh thu, hay tiền chi ra mói là chi phí trong kỳ, mà doanh thu và chi phí có thể là những khoản chưa thu hoặc chưa chi tiền. Hoặc có những khoản tiền đã thu được trong kỳ nhưng chưa hẳn là doanh thu của kỳ này, vì sang kỳ sau doanh nghiệp mới thực hiện nghĩa vụ giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, và khi đó doanh thu mới thực sự phát sinh. Tương tự như vậy, có những khoản tiền chi ra kỳ này nhưng chưạ hẳn là chi phí của kỳ này, vì những khoản chi đó sang kỳ sau mới thực sự được sử dụng, chỉ khi lợi ích kinh tế được sử dụng hết thì chi phí mới thực sự phát sinh.

Nguyên tắc phù hợp hướng dẫn doanh thu kỳ nào phải tương ứng với chi phí kỳ đó. Chi phí được ghi nhận khi doanh nghiệp sử dụng lợi ích kinh tế, nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ để mang lại doanh thu. Như vậy, thời điểm ghi nhận chi phí là khi doanh nghiệp đã sử dụng lợi ích kinh tế để tạo ra doanh thu, chứ không phải là thời điểm doanh , nghiệp chi tiền.

Ngoài 2 nguyên tắc chính đã nêu trên, các nguyên tắc kế toán khác như nguyên tắc ghi nhận doanh thu và nguyên tắc thận trọng cũng chỉ phôi các BTĐC. Khi DN thực hiện bút toán điều chỉnh đổi vói các khoản dự phòng tốn tha't tài sản và dự phòng phải trả là tuân thủ nguyên tắc thận trọng.

Như vậy, mục đích chính của việc thực hiện các bút toán điều chỉnh là để cập nhật sô' dư các tài khoản tại thời điếm cuôi kỳ, tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản. Như vậy, rõ ràng nêu các bút toán điều chỉnh không được thực hiện thì các khoản doanh thu, chi phí, tài sản hay nợ phải trả sẽ không phản ánh đúng giá trị thật của chúng khi trình bày trên báo cáo tài chính.

Xem thêm chi tiết về các bút toán điều chỉnh tại: Các bút toán điều chỉnh trong kế toán

Bước 5: Khóa số cấc bút toán khóa sổ kết chuyển cuối kỳ

Sau khi thực hiện các bút toán điều chỉnh, kế toán sẽ thực hiện việc kết chuyển, khóa sổ cuôì kỳ theo trình tự:

Thứ nhất: Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu: chie't khâu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại từ các tài khoản (TK) chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại vào TK doanh thu bán hàng và cung câp dịch vụ.

Thứ hai: Kết chuyển các khoản doanh thu và thu nhập thuần từ các TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK doanh ‘thu tài chính và TK thu nhập khác vào TK xác định kết quả kinh doanh

Thứ ba: Kết chuyển chi phí từ các TK giá vốn háng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính, chi phí khác vào TK xác định kết quả kinh doanh

Thứ tư: So sánh tống doanh thu với tổng chi phí và xác định Lãi (Lỗ) trong kỳ của đơn vị. Sau đó, kết chuyển Lãi (Lỗ) từ TK xác định kết quả kinh doanh sang TK lợi nhuận chưa phân phổi

Xem thêm: Các bút toán kết chuyển cuối kỳ

Bước 6: Lập báo cáo tài chính

Kế toán có thể được coi là một quy trình công nghệ về thu thập, phản ánh,’ xử lí, tổng họp, phân tích và cung cấp thông tin mà sản phẩm hoàn thành của quy trình công nghệ này chính là các BCTC. Các BCTC được lập trong giai đoạn cụôì của quy hình trên, có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ các thông tin kinh tế- tài chính từ các nghiệp vụ kinh tê'phát sinh tại đon vị hạch toán trong một thời kì nha't định.

Các BCTC có nhiệm vụ cung câp cho người sử dụng các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định kinh doanh, liên quan đến quá trình phân phôi, sử dụng các nguồn lực của đon vị trong quá trình kinh doanh, cũng như trong việc tính toán, sử dụng các chỉ tiêu kinh tế khác. Qua các thông tin được trình bày trên báo cáo tài chính, người sử dụng có thể đánh giá được tinh hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm cũng như khả năng sinh lời từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kì, đổng thời đánh giá được khả năng thanh toán của doanh nghiệp hay dự đoán sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

Xem thêm: Báo cáo tài chính là gì

Nếu bạn là kế toán hay chủ doanh nghiệp chưa nắm chắc và thành thạo được các quy trình kế toán trong doanh nghiệp có thể tham khảo khóa học: Học kế toán thực hành

Chúc các bạn thành công !

Các tin cũ hơn