Sổ sách kế toán gồm những gì

Sổ sách kế toán gồm những gì 

Phân loại sổ sách kế toán

- Phân loại theo phương pháp ghi , tính chất hệ thống hoá phản ánh số liệu , số kế toán có 3 loại chủ yếu : Nhật ký,Sổ Cái , Nhật ký - Sổ Cái .

+ Sổ Nhật ký: 

* Ghi các nghiệp vụ phát sinh theo thời gian .

* Không phân loại theo đối tượng phản ánh trên sổ .

* Không phản ánh số dư của tài khoản mà chỉ phải  ánh số phát sinh .

* Được lưu trữ trong vòng 10 năm .

SỔ NHẬT KÝ

Năm N

+ Sổ Cái :

* Ghi số liệu kế toán liên quan đến 1 đối tượng tổng hợp hoặc chi tiết nhất định .

* Mở cho 1 tài khoản riêng hoặc 1 số tài khoản có hệ mật thiết với nhau .

* Được ghi chép định kỳ .

* Theo dõi cả biến động tăng và giảm của đối tượng mở sổ.

SỔ CÁI

Tài khoản :                                                       Số hiệu :

Năm N

+ Nhật ký sổ cái : là loại sổ liên hợp giữa Nhật ký và Sổ cái .

Ngoài cách phân loại trên , sổ kế toán còn có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau như phân theo cách kết cấu bên trong sổ , theo hình thức sổ , theo mức độ phản ánh .  

Phân loại theo kết cấu bên trong cửa sổ :

+ Sổ kết cấu theo kiểu đối ứng cột : các tài khoản đối ứng được thiết kế ở cột theo những đối tượng nhất định .

+ Sổ kết cấu theo kiểu đối ứng dòng : quan hệ đối ứng của một tài khoản được thiết kế theo dòng , chứng từ sẽ được vào sổ theo cột tài khoản đối ứng.

Phân loại theo mức độ tổng hợp của thông tin trên sổ :

+ Sổ chi tiết : là loại sổ kế toán mở cho tài khoản chi tiết , gắn với một đối tượng cụ thể , có thể theo dõi biến động của đối tượng theo các chỉ tiêu hiện vật và giá trị

+ Sổ tổng hợp : là loại số dùng để theo dõi những chỉ tiêu tổng hợp về một đối tượng nhất định , số tổng hợp thường được ghi định kỳ và chỉ theo dõi đối tượng theo chỉ tiêu tiền tệ ( thước đo giá trị ) , được làm cơ sở để lập các báo cáo tài chính , kế toán .

+ Sổ liên hợp : là loại sổ kế toán mang tính chất kết hợp giữa tổng hợp và chi tiết trên cùng một quyển sổ và trong cùng một lần ghi .

Quy trình kế toán trên sổ sách kế toán gồm những gì

1/ Mở số :

- Thời điểm : Sổ kế toán được mở vào đầu niên độ kế toán . Đối với những đơn vị mới thành lập , sổ kế toán được mở từ ngày thành lập .

- Số lượng : Tuỳ theo nội dung , kết cấu của hình thức sổ  mà đơn vị lựa chọn .

- Hình thức : Sổ kế toán có thể là số quyển hoặc sổ tờ rời . Đối với sổ quyển phải được đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối , giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán .Số tờ rời trước khi sử dụng phải được thủ trưởng đơn vị kế toán ký xác nhận , đóng dấu và ghi vào Sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời .

- Số phải có đủ các chữ ký cần thiết .

2/ Kỹ thuật ghi sổ :

- Ghi theo đúng nội dung , kết cấu , tác dụng của mỗi loại sổ đã quy định .

- Số liệu ghi trên sổ phải ghi rõ căn cứ chứng từ của nghiệp vụ hoặc ghi rõ nội dung số liệu chuyển sổ từ đầu .

- Số liệu ghi trên sổ phải rõ , sạch và ghi liên tục , không được cách dùng để tránh điền thông tin thêm vào .

- Số tiền dương được ghi bằng mực xanh , số tiền âm ( theo quy ước là số điều chỉnh giảm được ghi bằng mực đỏ hoặc đóng khung .

- Khi có sai sót phải tiến hành sửa chữa theo đúng quy định .

.- Khi chuyển số mà chưa kết thúc niên độ , cần ghi rõ “cộng mang sang ” ở trang trước và “ cộng trang trước ” ở trang sau 

3/ Kỹ thuật sửa chữa sai sót trên sổ sách kế toán :

Các sai sót thường gặp khi ghi sổ kế toán :   

- Ghi sai các số liệu .

- Bỏ sót nghiệp vụ ngoài sổ được phát hiện .

- Ghi lặp lại nghiệp vụ đã ghi trên cùng một sổ .

- Ghi sai quan hệ đối ứng trên sổ .

Các kỹ thuật sửa chữa sổ :

- Cải chính số liệu ghi trên sổ : Dùng mực đỏ gạch ngang giữa dòng sai số , ghi theo số đúng bằng mực xanh trên cùng dòng , người sửa chữa phải ký tên trên dòng có sai sót .

- Ghi bổ sung : Được sử dụng khi bỏ sót nghiệp vụ , ghi thiếu số liệu so với chứng từ hoặc kiểm kê trên sổ . Cách ghi là dùng mực xanh ghi thêm định khoản thiếu sót với số tiền chênh lệch .

- Ghi số âm : Sử dụng khi có những sai sót như số đã ghi trên sổ lớn hơn số thực tế kiểm kê hoặc đã ghi trên chứng từ hoặc ghi sai quan hệ đối ứng trên một trong các số tài khoản thuộc quan hệ đối ứng . Theo cách này , kế toán ghi thêm định khoản với số tiền âm ( ghi bằng mực đỏ hoặc để trong ngoặc đơn ) .

4/ Kỹ thuật khoá sổ :

Khoá sổ kế toán thường được thực hiện vào ngày cuối của niên độ kế toán , giữa các kỳ báo cáo và xác định kết quả , trong một vài trường hợp , kế toán phải khoá sổ trong kỳ kế toán để kết dư , kiểm tra số liệu .

Trước khi khoá sổ cần tiến hành ghi nốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , thực hiện các bút toán điều chỉnh cần thiết , kiểm tra , đối chiếu số liệu ...

Khi khoá số , kế toán tiến hành cộng số , tính số dư trên tài khoản , kiểm tra độ chính xác của số liệu , sau đó ghi bút toán khoá sổ - chuyển cột của số dư tài khoản.

Các hình thức ghi sổ kế toán trong doanh nghiệp hiện nay

Các hình thức kế toán

Tuỳ theo loại hình , quy mô và điều kiện kế toán , mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng một hình thức kế toán phù hợp . Trên thực tế , có 4 hình thức kế toán sau :

- Hình thức Nhật ký chung .

- Hình thức Nhật ký - Sổ Cái .

- Hình thức Chứng từ - Ghi sổ .

- Hình thức Nhật ký - Chứng từ .  

Các tiêu thức để phân biệt các hình thức kế toán này là : số lượng số sách kế toán cần dùng , loại số sử dụng , nguyên tắc kết cấu các chỉ tiêu dùng , cột số , trình tự hạch toán trên sổ ở đơn vị .

Chi tiết về các hình thức ghi sổ kế toán

(1)Hình thức Nhật ký - Sổ cái

Đây là hình thức kế toán trực tiếp , kế toán đơn giản bởi đặc trưng về số lượng sổ , loại sổ , kết cấu sổ cũng như đặc trưng về trình tự hạch toán .

Số lượng và loại sổ : Một quyển sổ Nhật ký sổ cái và số lượng sổ , thẻ chi tiết cho một số đối tượng cần thiết .

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ SỔ CÁI