Chứng từ là gì và phương pháp chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là gì và phương pháp chứng từ kế toán - Cách phân loại chứng từ kế toán

Khái niệm chứng từ là gì và phân loại chứng từ

Khái niệm chứng từ là gì

Khái niệm và các yếu tố của bản chứng từ:

Chứng từ là phương tiện chứng minh bằng giấy tờ về sự phát sinh và hoàn thành của nghiệp vụ kinh tế - tài chính tại một hoàn cảnh (không gian, thời gian) nhất định.

Bản chứng từ là chứng minh về tính hợp pháp đồng thời là phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế.

Nội dung của bản chứng từ gồm 2 yếu tố: Các yêu tố cơ bản và có yêu tố bổ sung.

Các yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các loại chứng từ, là căn cứ chủ yếu đảm bảo sự chứng minh về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, là cơ sở để chứng từ thực hiện những chức năng thông tin về kết quả của nghiệp vụ. Các yêu tố cơ bản bao gồm:

- Tên chứng từ: Khái quát loại nghiệp vụ được chứng từ phản ánh

- Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ (nhằm theo dõi và kiểm tra về trách nhiệm)

- Ngày và số chứng từ. Ngày tháng ghi trên chứng từ là yêu tố quan trọng chứng minh tính hợp lý về mặt thời gian là căn cứ để xác định thời gian ghi sổ kế toán, thời gian lưu trữ và huỷ chứng từ.Số chứng từ bao gồm ký hiệu và số thứ tự của chứng từ

- Nội dung kinh tế cụ thể của nghiệp vụ. Nội dung kinh tế của nghiệp vụ cần ghi đầy đủ, ngắn gọn nhưng phải đảm bảo tính thông dụng và dễ hiểu

- Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị (chỉ tiêu giá trị được viết đồng thời bằng số và chữ)

- Tên, chữ ký của những người chịu trách nhiệm thi hành và phê diệt nghiệp vụ. Trên chứng từ tối thiểu phải có hai chữ ký, những đối tượng thực hiện nghiệp vụ phải ký trực tiếp, không được ký qua giấy than. Trong trường hợp liên quan đến tư cách pháp nhân của đơn vị kế toán thì phải có tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của đơn vị và đóng dấu đơn vị.

Các yếu tố bổ sung: là các yếu tố có vai trò thông tin thêm nhằm làm rõ các đặc điểm cá biệt của từng loại nghiệp vụ hay góp phần giảm nhẹ hoặc đơn giản hóa công tác kế toán, như:

- Quan hệ của chúng từ đến các loại sổ sách kế toán, tài khoản

- Quy mô kế hoạch hay định mức của nghiệp vụ

- Phương thức thực hiện (phương thức thanh toán)

- Thời gian bảo hành

Phân loại chứng từ kế toán

 Chứng từ kế toán có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau tùy theo yêu cầu thông tin của quản lý và hạch toán kế toán. Việc phân loại chứng tử có thể được khái quát qua bảng sau:

Tiêu thức phân loại	Kết quả phân loại
Công dụng của chứng từ	Chứng từ mệnh lệnh:Lệnh chi, Lệnh xuất kho,…		Chứng từ thực hiện: Phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn,…		Chứng từ thủ tục kế toán: chứng từ ghi sổ, bản kê chứng từ,…	Chứng từ liên hợp: Lệnh kiêm phiếu xuất, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,...
Địa điểm lập chứng từ	Chứng từ bên trong: Bảng kê thanh toán lương, Biên bản kiểm kê, Phiếu báo làm thêm giờ…				Chứng từ bên ngoài: hóa đơn nhận từ người bán, các chứng từ ngân hàng …
Mức độ khái quát của chứng từ	Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc, chứng từ trực tiếp)				Chứng từ tổng hợp: bản kê chứng từ gốc …
Số lần ghi trên chứng từ	Chứng từ ghi một lần				Chứng từ ghi nhiều lần
Nội dung kinh tế của nghiệp vụ	Chứng từ về tiền	Chứng từ về tài sản cố định		Chứng từ về lao động tiền lương	Chứng từ về vật tư	Chứng từ về tiêu thụ	Chứng từ thanh toán với ngân sách
Tính cấp bách của nghiệp vụ	Chứng từ bình thường				Chứng từ báo động

Luân chuyển chứng từ

Để phục vụ cho công tác quản lý và công tác hạch toán kế toán, chứng từ kế toán luôn phải vận động từ bộ phận này sang bộ phận khác, theo một trật tự nhất định phù hợp với từng loại chứng từ và loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tạo thành một chu trình gọi là sự luân chuyển của chứng từ.

Các giai đoạn của quá trình luân chuyển chứng từ:

- Lập chứng từ (hoặc tiếp nhận các chứng từ đã lập từ bên ngoài)

- Kiểm tra chứng từ về nội dung và hình thức (kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ qua các yếu tố cơ bản của chứng từ)

- Sử dụng để ghi sổ, chỉ đạo nghiệp vụ (cung cấp thông tin cho chỉ đạo nghiệp vụ, phân loại chứng từ, lập định khoản kế toán tương ứng với nội dung chứng từ và ghi sổ kế toán)

- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán

- Lưu trữ chứng từ (theo thời gian quy định), hủy chứng từ (khi hết hạn lưu trữ)

Kế hoạch luân chuyển chứng từ

 Kế hoạch luân chuyển chứng từ là trình tự được thiết lập sẵn cho quá trình vận động của mỗi loại chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ.

Kế hoạch luân chuyển chứng từ có thể không giống nhau giữa các đơn vị do sự khác nhau về đặc điểm kinh doanh tổ chức sản xuất, quy mô nghiệp vụ, tình hình tổ chức hệ thống thông tin trong nội bộ đơn vị… nhưng nhìn chung mọi kế hoạch luân chuyển chứng từ cần được xây dựng trên cơ sở chế độ tư của Nhà nước, có sự điều chỉnh thích hợp với đặc điểm riêng của từng đơn vị.

Nội dung cơ bản của kế hoạch luân chuyển chứng từ:

-Xác định các khâu vận động của chứng từ

-Xác định nội dung công việc và độ dài thời gian của từng khâu

-Xác định  người chịu trách nhiệm trong từng khâu

Phương pháp lập kế hoạch:

-Lập riêng cho từng loại chứng từ, xây dựng các chu trình luân chuyển cá biệt.

-Lập chung cho tất cả các loại chứng từ.

Nội quy về chứng từ kế toán

-Mục đích: tăng cường hạch toán kinh doanh, quản lý và sử dụng tài sản cách có hiệu quả.

-Cơ sở xây dựng: các quy định chung, các văn bản pháp quy định về kế toán, thống kê, kiểm toán. Chế độ chứng từ thường do Bộ Tài chính, Tổng cục thống kê phối hợp với các bộ, ngành có liên quan quy định thống nhất cho từng ngành, từng thành phần kinh tế hoặc chung cho cả nước. Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và nhu cầu quản lý tại từng đơn vị cụ thể, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế Có thể xây dựng cho mình các nội quy riêng, nhưng vẫn phải tuân thủ chặt chẽ Chế độ chứng từ kế toán của Nhà nước

- Nội dung:

+Hệ thống biểu mẫu các chứng từ tiêu chuẩn và trình tự chung cho luân chuyển chứng từ

+Phương pháp tính toán, ghi chép các chỉ tiêu trên chứng từ.

+Thời gian lập và lưu trữ

+Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm lập, kiểm tra, sử dụng và lưu trữ

+Trách nhiệm, quyền lợi của đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện nội quy

Phương pháp chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra sự phát sinh và hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế, qua đó thông tin và kiểm tra về hình thái và sự biến động của từng đối tượng thế toán cụ thể.

Phương pháp chứng từ được cấu thành bởi hai yếu tố:

+ Hệ thống bản chứng từ.

+ Kế hoạch luân chuyển chứng từ

Vai trò tác dụng của chứng từ kế toán

-Phương pháp chứng từ thích ứng với tính đa dạng và biến động liên tục của đối tượng hạch toán kế toán, có khả năng theo sát từng nghiệp vụ sau chụp nguyên hình các nghiệp vụ đó trên các bạn chứng từ để làm cơ sở cho công tác hạch toán kế toán, xử lý thông tin từ các nghiệp vụ đó.

-Hệ thống bạc chứng từ hợp pháp là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản, xác minh tính hợp pháp trong giải quyết các mối quan hệ kinh tế - pháp lý thuộc đối tượng của hạch toán kế toán, căn cứ cho việc kiểm tra, thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh, là cơ sở pháp lý cho mọi thông tin kế toán.

-Phương pháp chứng từ là phương tiện thông tin hỏa tốc phục vụ công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế.

-Theo sát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (về quy mô. thời gian, địa điểm, trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan), góp phần thực hiện tốt việc hạch toán kinh doanh nội bộ, khuyến khích lợi ích vật chất gắn liền với trách nhiệm vật chất.

-Chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng hạch toán cụ thể.

Do đó vị trí rất quan trọng và tác dụng to lớn trong công tác quản lý nói chung và học toán kế toán nói riêng phương pháp chứng từ kế toán phải được áp dụng trong tất cả các đơn vị hạch toán.

---

BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

⇒ Mối quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn

⇒ Gia sư nguyên lý kế toán - Dành cho người mất gốc

⇒ Gia sư kế toán tại nhà - Dạy kèm theo yêu cầu

Các tin cũ hơn